Provisionsabrechnung : Buchungen : Voraussetzungen
  
Voraussetzungen
Buchung wurde als offene Buchung angelegt Siehe “Buchungen im CRM”.
Buchungen wurden importiert, falls in Ihrem Unternehmen die Buchungen importiert und nicht manuell erfasst werden
Bedienung
Jede Buchung, ob einmalige, importierte oder wiederholte Buchung wird in dieser Buchungsübersicht gelistet. Diese Übersicht aller Buchungen erlaubt Ihnen schnell eine einzelne Buchung zu finden, wenn Sie über die Kundennummer, Vertragsnummer, Kunde 1, Produkt, letztes Abrechnungsdatum, Mitarbeiternummer und Mitarbeitername suchen. Wenn Sie z.B. eine Abrechnung von Ihrem Produktgeber erhalten und Buchungen zur Abrechnung freigeben möchten, beschleunigt die Einabe über diese Übersicht Ihre Buchungen.
Wählen Sie über die Menüleiste Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen Die Buchungsübersicht wird angezeigt












 
Je nach Zugriffsrechten können Sie
die Reihenfolge der Spalten ändern, z.B. wenn Sie Kunden-01 suchen.Siehe “Reihenfolge der Spalten”.
in jeder Spalte auf- und abwärts sortieren Siehe “Sortierung der Spalten”.
suchen nach einzelnen Buchung über Matchcode Siehe “Über Matchcode suchen”.
filtern nach Buchungen über den Datenstatus (aktiv, gelöscht, in Schwebe) Siehe “Datenstatus filtern”.n
noch nicht abgerechnete Buchung ändern Siehe “Buchung ändern”.
neue Buchung anfügen Siehe “Offene Buchung anfügen”.
Buchung löschen
gegenbuchen / stornieren Siehe “Gegenbuchung”.
Provisionsteilung buchen Siehe “Provisionsteilung buchen”.
Buchungen zur Abrechnung freigeben oder sperren Siehe “Buchung freigeben”.
die Provisionen, die in der Hierarchie verteilt werden, bearbeiten Siehe “Hierarchie”.
Firmenprovision aufrufen Siehe “Firmenprovision”.
Import aufrufen Siehe “Import”.
Datenstatus filtern
Sie können die Daten nach Datenstatus filtern. Wählen Sie einen Filter über die Listbox aus und betätigen Sie den Button F4 Suche, werden nur noch die Buchungen angezeigt, die dem Filter entsprechen:
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen
Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Öffnen Sie in der Buchungsübersicht über den Pfeil die Listbox bei Datenstatus . Die Liste der definierten Datenstati wird angezeigt.
Datenstatus
Erläuterung
Aktiv
Aktive Sätze sind gültige aktuelle Datensätze. Steht der Datenfilter auf aktiv, werden alle aktiven Datensätze gelistet.
gelöscht
Gelöschte Sätze werden aufgelistet, wenn der Filter Datenstatus auf gelöscht steht.
in Schwebe
Datensätze in Schwebe, werden in Schwebe gehalten, d.h. sind nicht aktiv, bis sie auf aktiv gesetzt werden.
Wählen Sie den gewünschten Datenstatus aus.
Betätigen Sie Button F4 (Suchen)
Die Buchungen, bei denen die gewählte Datenstatus zutrifft wurde, werden als alphabetische Liste auf dem Bildschirm angezeigt. Es werden die ersten 50 Suchergebnisse angezeigt. Sie können den einzelnen Datensatz anwählen und bearbeiten. Sollte das Suchergebnis mehr als 50 Sätze liefern, können Sie die Suche weiter eingrenzen.
Über Matchcode suchen
In der Buchungsliste können Sie einzelne Buchungen über Matchcodetypen suchen. Wird ein Matchcodetyp in der Listbox ausgewählt, bedeutet dies, dass die weitere Suche auf Datensätze, die diesem Matchcodetyp entsprechen, beschränkt ist. Die Information in der Datenbank, z.B. Produkt, Kunden-01, wird mit der die Eingabe im Feld Wert verglichen wird. Siehe “Suchfunktion / Matchcode” auf Seite 31.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Matchcodetyp, die Liste der definierten Matchcodes wird angezeigt.
Klicken Sie auf den gewünschten Matchcodetyp, um die Suche auf dieses Suchkriterium für den Wert einzuschränken.
Matchcodetyp
Bedeutung
Kundennummer
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld Kundennummer in der Buchung
letzte Abrechnung
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld letzte Abrechnung in der Buchung
Vertragsnummer
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld Vertragsummer in der Buchung
Kunde-01
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld Kunde-01 in der Buchung
Produkt
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld Produkt in der Buchung
MA-Nummer
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld MA-Nummer (Nummer des Vertriebspartners) in der Buchung.
MA-Name
Suchkriterium ist die Eingabe im Feld MA-Name (Name des Vertriebspartners) in der Buchung.
Geben Sie im Feld Wert den gewünschten Vergleichswert ein. Groß- und Kleinschreibung spielt hierbei keine Rolle. Bei der Eingabe im Wert sind folgende Platzhalter zulässig:
 
% => egal, was an dieser Stelle mit einem oder mehreren Zeichen steht
Beispiel 1: %-pasing => alle Datensätze in denen "-Pasing" vorkommt
Beispiel 2: Mün%-Pasing => alle Datensätze die mit "Mün" beginnen und außerdem "-Pasing" enthalten
_ => egal, was an dieser Stelle für ein Zeichen steht
 
Beispiel-1: Me_er => alle Datensätze die mit "Me" beginnen, dann ein beliebiges Zeichen enthalten und mit "er" fortfahren, wie Meier und Meyer.
Beispiel-2: Schmi_t => alle Datensätze die mit "Schmi" beginnen, dann ein beliebiges Zeichen enthalten und mit "t" fortfahren wie Schmidt und Schmitt.
 
Starten die Suche mit F4.
In der Buchungsübersicht werden nur die Daten angezeigt, die den Vorgaben entsprechen.
 
Beispiel 1
Wählen Sie den Matchcodetyp Kundennummer an. Geben Sie im Feld Wert die gesuchte Kundennummer ein. Betätigen Sie Button F4 für Suchen, wird der Buchungssatz mit dieser Kundennummer angezeigt. Es genügt, wenn Sie nur die ersten Stellen der Kundennummer im Feld Wert eingeben. Es werden dann alle Buchungen mit den gleichen ersten Stellen der Kundennummer aufgelistet. Die Übersicht wird auf diese Buchungen eingegrenzt.
 
Beispiel 2
Wählen Sie den Matchcodetyp Kunde-01 an. Geben Sie im Feld Wert den Sc ein. Betätigen Sie Button F4 für Suchen, werden die Buchungen mit Kunde-01 mit Anfangsbuchstaben Sc angezeigt. Es genügt, wenn Sie nur die ersten Buchstaben des Namens im Feld Wert eingeben. Es werden dann alle Buchungen, die mit diesen Buchstaben beginnen, aufgelistet. Die Übersicht wird auf diese Buchungen eingegrenzt. Um die Suche weiter einzugrenzen geben Sie z.B. Schre im Feld Wert ein. Es werden dann alle Buchungen, die mit diesen Buchstaben beginnen, aufgelistet.
Offene Buchung anfügen
Offene Buchung sind Buchungen, die noch nicht abgerechnet wurden. Offene Buchungen fügen Sie hier an, wenn z.B. Provisionsempfänger sich Provision teilen. Solange der Antrag nicht zur Abrechnung freigegeben ist, besteht für den Provisionsempfänger eine Provisionserwartung. Die Provision für den Provisionsempfänger wird erst gebucht, wenn die Buchung freigeben wird. d.h. das Abrechnungsdatum im Feld erste Abrechnung gesetzt wird. Das Feld erste Abrechnung zeigt, ob eine Buchung offen ist, es muss dort das Abrechnungsdatum eines ausstehenden Abrechnungslaufs stehen oder 00.00
 
Fall A: die offene Buchung hat noch kein Abrechnungsdatum. Im Feld erste Abrechnung steht der Wert 00.00-00, da der Vorgang erst noch bearbeitet werden muss. Das Abrechnungsdatum wird erst nach der Klärung gesetzt, bis dahin wird die Buchung als offene Buchung geführt.
Fall B: die offene Buchung hat das aktuelle oder ein zukünftiges Abrechnungsdatum. Im Feld erste Abrechnung steht der Wert des aktuellen Abrechnungslaufs z.B. 05.15-00, oder ein zukünftiges Abrechnungsdatum. Die Vertriebspartner erhalten in der nächsten (aktuellen) Abrechnung in diesem Fall Mai 2015 die Provision.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt
Wählen Sie Button Neu (Einfg.) zur Neuanlage einer Buchung. Die Detailmaske für die Vertragsdaten öffnet sich. Die fett dargestellten Menüpunkte sind Pflichtfelder. Damit das System die Provision errechnen kann, müssen Sie hier folgende Daten in entsprechender Reihenfolge eingeben:
.























Vermittler:
Wählen Sie über die Auswahl den Provisionsempfänger aus. Wählen Sie den Vertriebspartner aus. - Über die Auswahl des Vertriebspartners wird der Vertriebsweg festgelegt. Wenn mehrere Vertriebswege angelegt sind, beachten Sie, dass Sie die richtige Vertriebspartnernummer wählen.
Produkt
Wählen Sie über die Auswahl das definierten Produkt an. Produktart und Produktgeber werden automatisch gesetzt.

Antragsnummer
Erfassen Sie die Antragsnummer, mit der Sie den Umsatz beim Produktgeber einreichen.
Vertragsnr (sofern vorhanden)
Kunde-1/2: Name des Kunden 1 und 2, falls zwei Personen am Vertrag beteiligt sind.
Anschließend klicken Sie auf den Reiter Buchung. Es öffnet sich die Maske der Buchungen

Provisionsart
Wählen Sie über die Listbox die Provisionsart aus. Auf Basis der in den Einstellungen hinterlegten Definitionen, errechnet das System jetzt folgende Daten:
Bewertungssumme (Gesamt)
Bewertungssumme (maximal)
Bewertungssumme

Anteil
Hier ist 100 vorbelegt
 
Anschließend betätigen Sie den Button Speichern. Jetzt befinden Sie sich wieder in der Übersicht der Provisionsbuchungen, die erfasste Provisionsbuchung ist hinterlegt. Diese Buchung wird als offene Buchung geführt, solange kein Abrechnungsdatum im Feld aktuelle Abrechnung erfasst ist.
Mit dem Speichern wird automatisch die Provision, die in der Hierarchie des Vermittlers verteilt wird, erstellt. Zur Kontrolle können Sie die Buchungen für die Vertriebspartnern in der Hierarchie prüfen. Siehe “Voraussetzungen”.
Buchung ändern
Buchungen können nur solange geändert werden, bis der Abrechnungslauf abgeschlossen ist. Ist eine Buchung in einer bereits abgeschlossenen Buchungsperiode zu ändern, erfolgt die Änderung über eine neue Buchung als Kopie oder Gegenbuchung. Siehe “Gegenbuchung” auf Seite 197.
 
Änderungen greifen erst, wenn die Verarbeitung erfolgt ist. d.h. wenn Sie über die Vorläufer Änderungen prüfen möchten, müssen Sie erste eine Verarbeitung starten. Die Änderung erst nach der Verarbeitung im Vorläufer sichtbar.
 
Sämtliche Angaben für Buchungen sind vordefinierbar, lassen aber auch anpassen. Sie können die Bewertungssummen manuell ändern. Änderungen an Buchungen und den automatisch erzeugten Provisionssätzen, die unter dem Reiter Hierarchie gelistet werden, sind für Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten möglich.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die zu ändernde Buchung über Matchcode-Suche und Filter
Hinterlegen Sie die Buchung mit dem Leuchtbalken
Betätigen Sie Button F9 für ändern
Wählen Sie den Reiter Buchung an
Nehmen Sie die Änderung vor
Speichern Sie die Änderungen mit Button F4. Die Änderungen werden automatisch in die Maske unter Hierarchie übertragen. Mit dem Speichern wird automatisch die Provision, die in der Hierarchie verteilt wird erstellt. Zur Kontrolle prüfen Sie Hierarchie. Siehe “Voraussetzungen”.
Buchung freigeben
Eine neue Buchung, bei der im Feld aktuelle Abrechnung 00.0000-0 steht, ist zur Abrechnung nicht freigegeben. Es ist eine offene Buchung. Um diese Buchung freizugeben, gibt es zwei Möglichkeiten.
 
Möglichkeit 1:
Sie können die einzelne Buchung aufrufen und das Abrechnungsdatum über die Auswahl erfassen
 
Bearbeitung > Abrechnung > ABR Buchungen > Buchung auswählen
Mit Button F9 öffnen Sie den Dialog der Buchung
Setzen Sie im Feld erste Abrechnung das Abrechnungsdatum über die Auswahl
 
Möglichkeit 2:
Zur schnellen Eingabe können Sie diese Buchung in der Buchungsübersicht mit dem Leuchtbalken hinterlegen. Anschließend öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste die Listbox. Wählen Sie den Punkt Abrechnung, wird das aktuelle Abrechnungsdatum gesetzt.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die zu ändernde Buchung über Matchcode-Suche und Filter
Hinterlegen Sie die Buchung mit dem Leuchtbalken. Im Feld erste Abrechnung wird 00.00.00-00 angezeigt, die Buchung ist offen
Betätigen Sie die rechte Maustaste, eine Listbox wird angezeigt.
In der Listbox wählen Sie den Punkt Abrechnung
Automatisch ist das Datum des aktuellen Abrechnungslaufs gesetzt
Buchung kopieren
Buchungen kopieren Sie z.B. um bei Korrekturbuchungen den Vertrag, die Provisionsart und die gleiche Hierarchie als Basis der Korrektur zu nutzen.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die zu ändernde Buchung über Matchcode-Suche und Filter
Hinterlegen Sie die Buchung mit dem Leuchtbalken.
Betätigen Sie die rechte Maustaste, eine Listbox wird angezeigt.
In der Listbox wählen Sie den Punkt Kopieren
Automatisch wird die Buchung kopiert, die sämtliche Daten aus der Originalbuchung übernimmt: Der Leuchtbalken hinterlegt diese Kopie automatisch in der Buchungsübersicht. Die Kopie wird ohne Abrechnungsdatum angelegt
Sie können jetzt diese Kopie bearbeiten
Gegenbuchung
Buchungen gegenbuchen kann z.B. bei Korrekturbuchungen oder Stornobuchungen über die gleiche Hierarchie notwendig sein. Die Beträge werden automatisch mit Minuszeichen belegt.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die zu ändernde Buchung über Matchcode-Suche und Filter
Hinterlegen Sie die Buchung mit dem Leuchtbalken.
Betätigen Sie die rechte Maustaste, eine Listbox wird angezeigt.
In der Listbox wählen Sie den Punkt Gegenbuchen
Automatisch wird eine Gegenbuchung erstellt, die sämtliche Daten aus der Originalbuchung übernimmt, aber ein Minuszeichen setzt, um die Provision abzuziehen. Der Leuchtbalken hinterlegt diese Gegenbuchung. Die Gegenbuchung wird ohne Abrechnungsdatum erzeugt.
Sie können jetzt diese Gegenbuchung bearbeiten
Provisionsteilung buchen
Provisionsteilung kann z.B. notwendig sein,
wenn Provisionsempfänger, die nicht in der gleichen Hierarchie stehen, sich die Provision teilen
wenn der Provisionsempfänger zeitlich versetzt Provision erhalten soll
Provisionsteilung bei einem Provisionsempfänger
Soll z.B. der Vertrag eines Kunden mit schlechter Bonität abgerechnet werden, kann anteilige Provisionsteilung notwendig sein. Um das Stornorisiko zu verringern, zahlt das Unternehmen 50% der Provision bei Abschluss aus und die restlichen 50% bei Vertragserfüllung. Die Provisionsempfänger sind die gleichen, aber es sind zwei Buchungen zu erstellen, die zeitlich versetzt ausgezahlt werden.
 
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die Buchung über Matchcode-Suche und Filter bzw. legen Sie diese Buchung an
Öffnen Sie den Reiter Buchung
Geben Sie unter Anteil den gewünschten Anteil ein, z.B. 50, damit die Provision zu 50% ausgezahlt wird. Die Bewertungssumme wird um 50% reduziert, der Provisionsempfänger und seine Hierarchie erhalten 50% der Provision
Speichern Sie die Eingabe und legen Sie die Buchung für die zweite, zeitlich versetzte Buchung an
Kopieren Sie die gerade erstellt Buchung mit dem Anteil 50% über die Kopierfunktion Siehe “Buchung kopieren”.
Öffnen Sie den Reiter Buchung und geben Sie den zweiten Abrechnungslauf ein, an dem die Provision ausgezahlt werden soll
Es sind jetzt zwei Buchung mit dem 50% Anteil angelegt, damit zu den beiden Terminen jeweils die Hälfte der Provision ausgezahlt wird
Provisionsteilung bei unterschiedlichen Provisionsempfängern
Zwei Mitarbeiter haben zusammen einen Vertrag bei einem Kunden abgeschlossen, z.B. in der Anlernphase. Die Provision soll geteilt werden. Es sind 2 Buchungen mit dem jeweiligen Anteil zu erstellen.
Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Abrechnung > ABR Buchungen an. Die Übersicht der Buchungen wird angezeigt.
Suchen Sie die Buchung über Matchcode-Suche und Filter bzw. legen Sie diese Buchung an
Öffnen Sie den Reiter Buchung
Geben Sie unter Anteil den gewünschten Anteil ein, z.B. 50, damit die Provision zu 50% ausgezahlt wird. Die Bewertungssumme wird um 50% reduziert, der Provisionsempfänger erhält 50% der Provision
Speichern Sie die Eingabe und legen Sie die Buchung für den zweiten Provisionsempfänger an
Kopieren Sie die gerade erstellt Buchung mit dem Anteil 50% über die Kopierfunktion Siehe “Buchung kopieren”.
Öffnen Sie den Reiter Vertrag und geben Sie den zweiten Vermittler ein, mit dem die Provision geteilt werden soll
Es sind jetzt zwei Buchung mit dem 50% Anteil angelegt, damit jeder Mitarbeiter die Hälfte der Provision erhält
Dialogbeschreibung
Reiter Vertrag
Feld
Beschreibung
Vermittler
Hier öffnen Sie über den Button die Auswahl der angelegten Vertriebspartner. Wählen Sie den gewünschten Vertriebspartner aus
Produkt
Hier öffnen Sie über den Button die Auswahl der definierten Produkte. Wählen Sie das Produkt aus.
Produktart
Wird automatisch angezeigt, nachdem Sie das Produkt gewählt haben. Die Produktart wird in den Einstellungen vordefiniert.
Produktgeber
Wird automatisch angezeigt, nachdem Sie das Produkt gewählt haben. Der Produktgeber wird in den Einstellungen vordefiniert.
Antragsnummer
Hier erfassen Sie die Antragsnummer, wenn der Umsatz mit einer Antragsnummer beim Produktgeber eingereicht wird und noch keine Vertragsnummer vorhanden ist.
Vertragsnummer
Hier wird die Vertragsnummer erfasst.
Kunde -01 / 02
Hier erfassen Sie den Kunde-01 / 02.
Menge
Hier erfassen Sie die Menge.
Einzelpreis
Hier erfassen Sie den Einzelpreis des Produkts.
Zahlweise
Hier erfassen Sie die Zahlweise des Kunden.
Reiter Buchung
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Provisionsart
Hier wählen Sie über die Auswahl die gewünschten Provisionsart aus. Diese Auswahl wird über die beim gewählten Produkt konfigurierten Provisionsarten automatisch erstellt.

Bewertungssumme (gesamt)
Hier wird auf Basis der in den Einstellungen hinterlegten Formel die Bewertungssumme (gesamt) angezeigt.

Bewertungssumme (maximal)
Hier wird auf Basis der in den Einstellungen hinterlegten Formel die Bewertungssumme (maximal) angezeigt.

Anteil
Hier ist als Anteil 100 vorbelegt. Bei anteiliger Berechnung, z.B. bei Provisionsteilung, geben Sie hier den Anteil in % ein, die Bewertungssumme wird entsprechend geändert.

Bewertungssumme
Hier wird auf Basis der in den Einstellungen hinterlegten Formel die Bewertungssumme angezeigt.

Stornohaftung
Hier wird die Zeit der Stornohaftung angezeigt

Vollstorno
Hier wird die Zeit für Vollstorno angezeigt

aktuelle Abrechnung
Hier wird das Datum der aktuellen Abrechnung erfasst. Bei Neuanlage ist automatisch das Datum 00.000-0 gesetzt, also eine offene Buchung angelegt, die noch nicht zur Abrechnung freigegeben ist.

letzte Abrechnung
Hier wird das Datum der letzten Abrechnung angezeigt.

Bemerkung
Hier können Sie eine Bemerkung erfassen