CRM : Korrespondenz : Voraussetzungen
  
Voraussetzungen
um Vorlagen zu nutzen, müssen diese Vorlagen über die Einstellungen zur Verfügung gestellt werden Siehe “Korrespondenzvorlagen”.
um Emails zu bearbeiten, ist der Email-Client einzurichten
Bedienung
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten > Stammdaten
Suchen Sie den Stammsatz in der Übersicht der Stammdaten
Hinterlegen Sie den Stammsatz mit dem Leuchtbalken
Wählen Sie in der Menüleiste Stammdaten > Korrespondenz. Die Übersicht über die Korrespondenz wird angezeigt.

Bei einem neuen Kontakt wird diese Übersicht leer sein. Bei Kontakten mit bereits erfaßter Korrespondenz, werden die angelegten Ordner und Unterordner in Baumstruktur angezeigt. Klicken Sie bei vorhandenen Ordnern auf das Pluszeichen (+), wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Ordner, Dokumente und Emails werden mit Symbolen gekennzeichnet. Wenn Inhalte angehängt in einem Ordner, Unterordner, Email oder Dokument sind, wird das mit einem Symbol gekennzeichnet.
 
Die Suche erfolgt nach der Eingabe im Feld Bezeichnung des Email, Ordner oder Dokuments. Die Sortierung erfolgt nach der Eingabe im Feld Betreff und der Bezeichnung.

Sie können in der Übersicht Korrespondenz:
Ordner / Unterordner bearbeiten zur übersichtlichen Ablage Siehe “Ordner anlegen”.
Dokumente aus Vorlagen anlegen oder von Ihrer Arbeitsstation hochladen Siehe “Dokument erstellen”.
Emails verfassen - sofern der Email-Client integriert ist Siehe “Voraussetzungen”.
Ordner, Unterordner Dokumente oder Emails hierarchisch verschieben Siehe “Hierarchisch verschieben”.
Kontakteintrag erzeugen Siehe “Kontakteintrag erzeugen”.
Aufgaben / Wiedervorlage generierenSiehe “Wiedervorlage erzeugen”.
 
ACHTUNG: Für schnelles Wiederfinden sollten Sie die Korrespondenz beim Unternehmen NICHT in der Korrespondenz des einzelnen Ansprechpartners speichern.
Ordner anlegen
Hinterlegen Sie das Element in der Übersicht der Korrespondenz, unter dem der Ordner angelegt werden soll mit dem Leuchtbalken. Sind bereits Ordner angelegt, hinterlegen Sie z.B. den Ordner, unter dem der Unterordner erstellt werden soll an.
Wählen Sie Button neu. Der Dialog der Korrespondenz öffnet sich.
Öffnen Sie im Feld Typ / Richtung die Auswahl. Email, Dokument Ordner
Wählen Sie als Dokumententyp Ordner an. Es öffnet sich die Eingabemaske für Dokumente.





Zugriffstyp
Der Zugriffstyp öffentlich - für alle Anwender ist vorbelegt. Sie wählen zwischen:
öffentlich: Jeder autorisierte Anwender kann den Ordner bearbeiten
bestimmte Gruppe: nur eine bestimmte Anwendergruppe darf den Ordner bearbeiten
privat: nur Sie selbst als Autor dürfen den Ordner bearbeiten

Zugriffsrechte
Sie können wählen, welche Bearbeitungsrechte die gewählten Anwender haben sollen, anzeigen, neu anfügen, ändern löschen

Bezeichnung
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Die Bezeichnung des Ordners wird in der Baumstruktur der Korrespondenz angezeigt.

Betreff
Geben Sie eine aussagekräftigen Betreff ein. Der Betreff des Ordners wird in der Baumstruktur der Korrespondenz angezeigt.

Beschreibung
Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein, dazu stehen Ihnen die Funktionen des Texteditors zur Verfügung. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button Speichern. Jetzt können Sie in diesem Ordner Emails oder Dokumente anlegen.
Dokument erstellen
Hinterlegen Sie das im Menübaum der Korrespondenz, den Ordner oder Unterordner unter dem Sie das Dokument erstellen möchten mit dem Leuchtbalken. Es kann ein Ordner oder Unterordner sein bzw. direkt unterhalb von Korrespondenz erfolgen.
Wählen Sie in der Menüleiste-Bearbeiten: neu oder öffnen Sie mit Klicken mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie neu. Es erscheint der Dialog, in dem Sie den Dokumententyp auswählen können.
Der Dialog der Korrespondenz öffnet sich.
Öffnen Sie im Feld Typ / Richtung die Auswahl. Email, Dokument Ordner
Wählen Sie als Dokumententyp Dokument an.
Es öffnet sich die Eingabemaske für das Dokument



 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Zugriffstyp
Der Zugriffstyp öffentlich - für alle Anwender ist vorbelegt. Sie wählen zwischen:
öffentlich: Jeder autorisierte Anwender kann den Ordner bearbeiten
bestimmte Gruppe: nur eine bestimmte Anwendergruppe darf den Ordner bearbeiten
privat: nur Sie selbst als Autor dürfen den Ordner bearbeiten

Zugriffsrechte
Sie können wählen, welche Bearbeitungsrechte die gewählten Anwender haben sollen, anzeigen, neu anfügen, ändern löschen

Bezeichnung
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Die Bezeichnung des Dokuments wird in der Baumstruktur der Korrespondenz angezeigt.

Betreff
Geben Sie eine aussagekräftigen Betreff ein. Der Betreff des Dokuments wird in der Baumstruktur der Korrespondenz angezeigt.

Beschreibung
Geben Sie eine Beschreibung des Dokuments ein, dazu stehen Ihnen die Funktionen des Texteditors zur Verfügung. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button Speichern.
 
Jetzt können Sie das Dokument aus einer vordefinierten Vorlage erzeugen oder ein Dokument hochladen:
 
Die gerade erfasste Bezeichnung des Dokuments wird in der Baumstruktur der Korrespondenz an der Stelle angezeigt, die Sie angewählt hatten. Die Bezeichnung ist im Menü mit dem Leuchtbalken hinterlegt.
Öffnen Sie mit Button Anhänge das Kontextmenü, bzw öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort Anhänge. Es erscheint die Übersicht über die Anhänge.
Sie können Anhänge ändern oder anfügen
.Bezeichnung
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.

Vorlage
über die Auswahl können Sie vordefinierte Schriftstücke auswählen. Die Auswahl der Vorlagen wird in den Einstellungen erstellt. Siehe “Korrespondenzvorlagen”.

Empfänger
Wenn Sie eine Vorlage nutzen, wählen Sie hier den Empfänger aus der Auswahl aus. Diese Liste zeigt Ihnen alle Kontakte, die mit dem angewählten Empfänger in Beziehung stehen. Sie können den gewünschten Ansprechpartner auswählen. Die Beziehungen werden unter dem Menüpunkt Beziehungen festgelegt. Siehe “Voraussetzungen”.

Adresse
Wenn mehrere Adresstypen bei dem Stammsatz vorhanden sind, wählen Sie hier den gewünschten Adresstyp aus. z.B. Rechnungsanschrift. Diese Auswahl an Adressen wir unter Adressen angelegt.Siehe “Adressen”.

Importdatei
Sie können ein Dokument, das auf Ihrer Arbeitsstation gespeichert wurde, von der Arbeitsstation importieren. Öffnen Sie mit Klick auf die Lupe bei Importdatei den Explorer Ihrer Arbeitsstation. Suchen Sie die Datei, die Sie hochgeladen möchten. Mit Doppelklick wählen Sie die Datei aus und speichern mit F2. Sie können beliebige Datei-Formate hochladen. Jeder autorisierte Anwender kann auf diese Datei zugreifen und gegebenenfalls weiter bearbeiten, wenn die entsprechende Software auf seiner Arbeitsstation installiert ist. z.B. kann der Anwender nur dann Dateien im Format.ppts öffnen, wenn Powerpoint auf seiner Arbeitsstation installiert ist.
Hierarchisch verschieben
Soll die Übersicht über die Dokumente und Order in der Korrespondenz geändert werden, können Sie die Elemente hierarchisch verschieben. Sie ändern die Reihenfolge der Einträge und die Struktur. Siehe “Hierarchisch verschieben”.
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten > Stammsatz an
Suchen Sie den Stammsatz in der Übersicht der Stammdaten.
Hinterlegen Sie den Stammsatz mit dem Leuchtbalken
Wählen Sie den Menüpunkt Korrespondenz im Menü. Die Übersicht über die Korrespondenz wird angezeigt
Hinterlegen Sie das zu verschiebende Element, z.B. Email, Dokument oder Ordner, in der Übersicht mit dem Leuchtbalken
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü
Wählen Sie hierarchisch verschieben an. Es erscheint ein Dialog mit der aktuellen Baumstruktur der Korrespondenz. Sie sehen im Dialogfenster die Baumstruktur, die auch in der aktuellen Baumstruktur am linken Rand dargestellt ist.
Setzen Sie den Leuchtbalken an die gewünschte Stelle im Dialogfenster, an die das Element verschoben werden soll
Mit dem Button übernehmen verschieben Sie da gewählte Element. Das Element wird jetzt in der Baumstruktur der Korrespondenz an der neuen Stelle angezeigt.



Kontakteintrag erzeugen
Nachdem ein Schriftstück erstellt und gespeichert wurde, können Sie einen Eintrag in die Kontakthistorie erzeugen. Es sollte immer der Bearbeitungsstand des Dokuments, der an den Empfänger versendet wurde, in der Kontakthistorie eingetragen werden. Solange ein Dokument bearbeitet wird ist kein Kontakteintrag notwendig.
 
Wählen Sie den Titel des Dokuments in der Übersicht der Korrespondenz mit dem Leuchtbalken an. Mit Klick der rechten Maustaste, öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie Kontakteintrag erzeugen an - der Titel des Dokuments mit Richtung, Kategorie und Anhang wird in der Kontakthistorie eingetragen.
Wiedervorlage erzeugen
Eine Wiedervorlage oder Aufgabe, die sich aus dem Schriftstück oder Email ergibt, erstellen Sie direkt in der Korrespondenz beim betroffenen Dokument. Die Aufgabe kann z.B. erinnern ein Angebot nachzufragen, Empfangsbestätigungen abzufragen oder Ergänzungen zu versenden
.Wählen Sie im Menü der Korrespondenz den Titel des Schriftstücks an, zu dem die Aufgabe erzeugt werden soll.
Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü. Wählen Sie im Kontextmenü Wiedervorlage anlegen.
Legen Sie die Details zur Aufgabe fest, wie Beschreibung, Priorität, Frist, Zuständigen.
Speichern Sie die Aufgabe. Die angelegte Aufgabe ist im Aufgaben Management eingetragen. Siehe “Aufgaben Management”.









Versionierung
Mit jedem Speichern einer Änderung an einem Dokument, wird eine Version des Dokuments gespeichert. Somit können Sie die Veränderung eines Dokuments nachvollziehen.
 
Wählen Sie im Menü der Korrespondenz den Titel des Dokuments an, zu dem Sie die Versionen sichten wollen.
Öffnen Sie mit Klicken der rechten Maustaste das Kontextmenü. Das Kontextmenü öffnet sich
Wählen Sie Versionen. Es öffnet sich die Übersicht mit den Versionen des Dokuments
Hinterlegen Sie die gewünschte Version mit dem Leuchtbalken
Öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü
 
 
 
 
 
 
Wählen Sie Export an. Die angewählte Version des Dokuments wird exportiert. In einem Fenster wird der Pfad in dem die Datei exportiert wurde angezeigt. Sie können die exportierte Datei auf Ihrer Arbeitsstation bearbeiten.