CRM : Informationszentrum : Voraussetzung
  
Voraussetzung
Um Dateien in Informationscenter zu öffnen muss die notwendige Software auf der Arbeitsstation installiert sein (z.B. Acrobat Reader um pdf-Dateien zu öffnen)
Bedienung
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten - Infocenter
Die Übersicht über das Infocenter wird angezeigt. Sie können je nach Zugriffsrechten:
Eintrag suchen Siehe “Eintrag suchen”.
Eintrag erstellen Siehe “Neuen Eintrag erstellen”.
einen bestehenden Eintrag bearbeiten Siehe “Eintrag bearbeiten”.
Eintrag löschen Siehe “Eintrag löschen”.
Eintrag hierarchisch verschieben Siehe “Eintrag verschieben”.
eine Aufgabe zu einem Eintrag erstellen Siehe “Aufgabe erstellen”.
Eintrag suchen
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten - Infocenter Die Übersicht über das Infocenter wird angezeigt
Filtern Sie über den Matchcodetyp Betreff nach dem gewünschtem Betreff - oder
Suchen Sie in der strukturierten Ablage, nach der gewünschten Information über die Ordner und Unterordner - Sie können über das + Symbol Ordner öffnen und über das - Symbol Ordner schließen
Neuen Eintrag erstellen
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten - Infocenter Die Übersicht über das Infocenter wird angezeigt
Setzen Sie den Leuchtbalken an die Position im Menü des Informationszentrums, unter der die neue Information gespeichert werden soll
Klicken mit der rechten Maus oder wählen Sie Button neu an, die Eingabemaske öffnet sich
Zugriffstyp
Legen Sie über die Auswahl fest, welche Anwendergruppe diese Information sichten darf:
öffentlich = jeder Anwender
bestimmte Gruppe = bestimmte Anwendergruppe, die in den Einstellungen der Anwendergruppen festgelegt wird.
privat = ausschließlich der Autor dieses Eintrags, für persönliche Notizen, wie z.B. Passworte
 
Zugriffsrechte
Bestimmen Sie über die Auswahl, welche Rechte die gewählten Anwender haben sollen: anzeigen / neu / ändern / löschen
 
Betreff
Der Betreff wird in der Übersicht des Informationszentrums angezeigt. Er sollte möglichst aussagekräftig sein. Es kann sich um einen Betreff für einen Text oder ein Dokument handeln oder den Titel eines Ordners oder Unterordners.
 
Web-Link
Hier legen Sie html-Links / Bookmarks ab. Über die Lupe, öffnet sich der Link automatisch im zur Verfügung stehenden Internetbrowser.
 
DateiLink
Hier legen Sie einen Dateilink mit Hilfe der Lupe ab, der zur gewünschten Datei auf Ihrer Arbeitsstation führt.
 
Notizen
Es steht der Texteditor zur übersichtlichen Formatierung der Beschreibung des Eintrags zur Verfügung.
Eintrag bearbeiten
Bei bereits erfassten Informationen, werden die entsprechenden Betreffs, Ordner und Unterordner in Baumstruktur für schnellen Zugriff angezeigt. Bei vorhanden Ordnern, klicken Sie das Pluszeichen (+) an, wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Symbole zeigen, in welchen Ordnern, Unterordnern oder Dokumente Anhänge hochgeladen wurden. Die Suche erfolgt nach der Eingabe im Feld Bezeichnung des Ordners oder Dokuments. Die Sortierung erfolgt nach der Eingabe im Feld Betreff und der Bezeichnung.
 
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten - Infocenter Die Übersicht über das Infocenter wird angezeigt
Hinterlegen Sie den Eintrag, der bearbeitet werden soll mit dem Leuchtbalken
Sie können den Eintrag ändern
Eintrag löschen
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten - Infocenter Die Übersicht über das Infocenter wird angezeigt
Hinterlegen Sie den Eintrag, der bearbeitet werden soll mit dem Leuchtbalken
Sie können den Eintrag nur dann löschen, wenn Sie die Rechts dazu haben, bzw. wenn der Autor des Eintrages dieses Bearbeitungsrecht eingeräumt hat - so wird verhindert, dass unterschiedliche Anwender versehentlich Einträge löschen
Eintrag verschieben
Für eine neue Strukturierung der Einträge im Informationszentrum können Sie die Funktion hierarchisch verschieben nutzen. Der Eintrag und alle darunter befindlichen Einträge werden verschoben. Siehe “Hierarchisch verschieben”.
 
Hinterlegen Sie die Information, die verschoben werden soll, mit dem Leuchtbalken
Klicken Sie mit der rechten Maus auf den Eintrag, es öffnet sich die Listbox und Sie wählen Sie hierarchisch verschieben an.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit der aktuellen Struktur des Informationszentrums.
Der Eintrag, der verschoben werden soll, ist in der Struktur des Informationszentrums blau hinterlegt.
Wählen Sie jetzt die gewünschte Position in der Struktur im Dialogfenster, an die der Eintrag verschoben werden soll und betätigen den Button übernehmen. Der Eintrag und alle Untereinträge sind verschoben. Der Titel des Eintrags wird jetzt an der neuen Position angezeigt. Sämtliche Untereinträge sind ebenfalls verschoben.
Aufgabe erstellen
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Informationen im Informationszentrum gelesen werden, können Sie den Anwendern eine Aufgabe einstellen, um sie zum Lesen aufzufordern. Sie erhalten Auskunft, wann diese Aufgabe erfüllt wurde.