CRM : Email Management : Voraussetzungen
  
Voraussetzungen
Der Email-Client muß für den Anwender eingerichtet sein, mit einem IMAP oder SMTP Server. Siehe “Email Client einrichten”.
Für das Versenden, muss der Empfänger der Email muß mit Emailadresse in den Stammdaten angelegt sein Siehe “Kommunikation”.
Bei Unternehmen muss die Beziehung zu dem Ansprechpartner, an den die Email versendet wird, erfaßt sein. Siehe “Voraussetzungen” auf Seite 42. Die Email wird in der Korrespondenz des Unternehmens verfasst und der Ansprechpartner als Empfänger ausgewählt
Für die Archivierung eingehender Emails sind die Stammdaten des Versenders anzulegen
Der Ordner für die Ablage eingehender oder ausgehender Emails sollte in der Korrespondenz, für schnelles Wiederfinden, erstellt sein Siehe “Ordner anlegen”.
 
ACHTUNG: Emails sollten nicht beim Ansprechpartner sondern beim Unternehmen versendet bzw. gespeichert werden, um eine komplette Kontakthistorie beim Unternehmen zu erhalten. Bei Wechsel der Ansprechpartner bleiben die Informationen erhalten.
Bedienung
Email versenden
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten > Stammsatz an.
Suchen Sie den Stammsatz in der Übersicht der Stammdaten, an den die Email versendet werden soll
Hinterlegen Sie den Stammsatz mit dem Leuchtbalken
Wählen Sie in der Menüleiste Stammdaten >Korrespondenz. Die Übersicht über die Korrespondenz wird angezeigt.
Es sollte ein Ordnersystem in der Korrespondenz, für schnelles Wiederfinden, erstellt sein:
Legen Sie den Order in dem die Email abgelegt werden soll mit Button Neu (Einfg.) an bzw. hinterlegen Sie den Ordner in dem das Email archiviert werden soll, mit dem Leuchtbalken
Legen Sie mit Button Neu (Einfg.) ein neues Dokument an oder öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste die Maske
Der Dialog öffnet sich. Im Feld Typ / Richtung ist Email bereits vorbelegt
Sie können die Email erfassen: Geben Sie der Email einen aussagekräftigen Betreff, der das Wiederfinden erleichtert. Dieser Betreff wird in der Übersicht der Korrespondenz angezeigt.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Zugriffstyp
Legen Sie den Zugriffstyp fest. Öffentlich ist vorbelegt. Wählen Sie aus zwischen
öffentlich = jeder Anwender kann der Email bearbeiten
bestimmte Gruppe = nur die bestimmte Anwendergruppe, die in den Einstellungen der Anwendergruppen festgelegt wird, kann der Email bearbeiten
privat = ausschließlich Sie selbst, als Versender, können diese Email einsehen.
Zugriffsrechte
Bestimmen Sie über die Zugriffsrechte, welche Rechte die gewählten Anwender haben: wählen Sie zwischen anzeigen / neu / ändern / löschen
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird im Baum der Korrespondenz angezeigt, es sollte eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung erfasst werden, die das Wiederfinden erleichtert.
Email an
Wählen Sie über die Auswahl den gewünschten Empfänger aus. Es werden alle Kontakte angezeigt, die mit dem gewählten Stammsatz in Beziehung stehenSiehe “Voraussetzungen” auf Seite 42. und die mit der Emailadresse erfasst sind
Betreff
Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff der Email ein - die erste Information für den Empfänger
Kategorie und Unterkategorie: Kategorisieren Sie die Email nach den Eingabereichtlinien in Ihrem Unternehmen.
Empfangsbestätigung
Setzen Sie hier einen Haken, wir vom Empfänger automatisch eine Empfangsbestätigung angefordert
Priorität
Sie können die Priorität einer Email erhöhen für mehr Aufmerksamkeit des Empfängers
Speichern Sie die angelegte Email mit Taste F2 - Die Bezeichnung der Email ist in der Übersicht der Korrespondenz mit dem Leuchtbalken hinterlegt.
Entweder öffnen Sie mit Klicken der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie Versenden mit der Maus - die Email wird versendet und der automatische Eintrag in die Kontakthistorie vorgenommen oder Sie wählen den Button Versenden am unteren Rand.
Anhang anfügen
Sie können an angelegte Emails Anhänge anfügen. Der Anhang kann eine Datei auf Ihrer Arbeitsstation sein oder eine Vorlage, die in FABIS integriert ist.
Hinterlegen Sie die Bezeichnung der Email im Baum der Korrespondenz mit dem Leuchtbalken. (Bei gerade angelegten Email ist diese Email bereits hinterlegt)
Entweder öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Anhänge mit der Maus oder Sie wählen den Button Anhänge am unteren Rand. Es öffnet sich die Übersicht über die Anhänge - mit Button Neu (Einfg.) fügen Sie einen neuen Anhang an
Emailanhang
Setzen Sie einen Haken bei Emailanhang, um den Anhang mit der Email zu versenden
Bezeichnung
Geben Sie dem Anhang einen aussagekräftigen Titel
Vorlagen
Über die Auswahl können Sie die Dokumentenvorlagen, die in FABIS angelegt wurden, aufrufen
Empfängerinformationen
Hier wählen Sie, wenn Sie eine Vorlage auswählen, den Empfänger aus
Empfängeradresse
Hier wählen Sie, wenn Sie eine Vorlage auswählen, den Adresstyp aus
Importdatei
Sie können den Explorer Ihrer Arbeitsstation aufrufen und die Datei auf Ihrer Arbeitsstation suchen und anhängen
Email empfangen / speichern
ACHTUNG: Emails sollten immer beim Unternehmen des Versenders gespeichert werden und nicht beim Ansprechpartner - nur so erhalten Sie die komplette Übersicht über die Korrespondenz mit allen Ansprechpartnern und eine komplette Kontakthistorie.
 
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten > Mailbox an. Es öffnet sich das Emailkonto des angemeldeten Anwenders
Falls Sie mehrere Emailkonten nutzen, wählen Sie das passende Emailkonto
Wählen Sie im gewünschten Emailkonto den Ordner Posteingang an.
Hinterlegen Sie die Email im Ordner Posteingang mit dem Leuchtbalken und öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü.
Wählen Sie speichern unter.
Es öffnet sich die Stammdatenübersicht - Sie können über die Matchcode Funktion den Kontakt suchen, bei dem die Email in der Korrespondenz abgelegt werden soll. Hinterlegen Sie den gewünschten Kontakt mit dem Leuchtbalken und speichern Sie die Eingabe mit F2.
Es öffnet sich die Übersicht über die Korrespondenz des Stammsatzes. Hier wählen den gewünschten Ordner für die Ablage der Email mit dem Leuchtbalken an. Betätigen Sie den Button übernehmen.
Es öffnet sich der Dialog für die Kategorisierung der Email. Wählen Sie die Kategorie und Unterkategorie aus und speichern Sie die Eingabe.
Es öffnet sich das Aufgabenmanagement: Sie können sofort eine Aufgabe zur Selbstorganisation oder für Kollegen erstellen.
 
Die Email ist jetzt im gewählten Ordner der Korrespondenz des Empfängers gespeichert.
Sofern Anhänge vorhanden waren, sind diese ebenfalls gespeichert.
Ein automatischer Kontakteintrag in der Kontakthistorie erfolgt
Aufgabe generieren
Wenn Sie eine Email bei einem Kontakt abgespeichert und kategorisiert haben, erscheint automatisch die Eingabemaske der Aufgabenverwaltung. Sie können sofort eine Aufgabe zur Selbstorganisation oder für Kollegen erstellen. Siehe “Voraussetzung” auf Seite 87.
Eintrag Kontakthistorie
Beim Versand eines Emails wird automatisch ein Kontakteintrag in die Kontakthistorie erzeugt. Beim Empfang einer Email wird der Eintrag in die Kontakthistorie automatisch erzeugt, wenn Sie die Email bei einem Stammsatz abspeichern.
Diaogbeschreibung Mailbox