CRM : Aufgaben Management : Voraussetzung
  
Voraussetzung
Anwender, die Aufgaben erhalten oder verteilen sollen, haben entsprechende Zugriffsrechte Siehe “Anwender”.
Bedienung
Wählen Sie der Menüleiste Bearbeiten > Aufgaben an
Die Übersicht über die Aufgaben des angemeldeten Anwenders öffnet sich in einem neuen Fenster. Es werden die Aufgaben gelistet, die der Anwender selbst für die eigene Organisation erstellt hat, oder die ein anderer Anwender an ihn delegiert hat
Die Sortierung der Aufgaben kann über einen Mausklick in das Feld des Kriteriums wie z.B. Typ, Status, Zuständiger ändern. Sie können die Liste der Aufgaben über den Filtertyp filtern oder über Matchcode suchen. Siehe “Suchfunktion / Matchcode”.
Sie können Aufgaben ändern, anfügen und löschen
Aufgabe bearbeiten
Aufgaben können in der Übersicht der Aufgabe erstellt werden, sowie in der Korrespondenz, bei Emailversand oder im Informationszentrum. Wenn Sie das FABIS Modul Projektmanagement einsetzten, können Sie Aufgaben einzelnen Projekten zuordnen.
 
Kurzbezeichnung - Die Kurzbezeichnung wird in der Übersicht über die Aufgaben angezeigt und sollte möglichst aussagekräftig gewählt werden. Die Kurzbezeichnung ist ein Pflichtfeld.
Kunde - hier erfassen Sie den Kunden, mit dem diese Aufgabe in Verbindung steht. Über die Lupe öffnen Sie die Auswahl der Stammdaten. Diese Auswahl wird über die Eingaben in der Stammdatenverwaltung befüllt.
Zuständig- Das Feld ist mit dem angemeldetem Anwender vorbelegt. Über die Lupe können Sie einem anderen Anwender die Aufgabe zuweisen. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren möchten, setzen Sie den entsprechenden Zuständigen ein und vergeben den Status bitte abarbeiten - die Aufgabe wird in der Aufgabenübersicht des entsprechenden Mitarbeiters gelistet.
Status - Wählen Sie den passenden Status, um den Bearbeitungsstand zu markieren.
Status
Erläuterung
offen
Aufgabe ist angelegt, aber noch nicht bearbeitet. Der Auftraggeber hat die Aufgabe noch niemanden zugewiesen oder wird sie selbst erledigen.
bitte abarbeiten
Aufgabe ist angelegt, der Zuständige soll diese Aufgabe bearbeiten. Der Zuständige sieht diese Aufgabe in seiner Übersicht.
Aufgabe begonnen
Der Zuständige hat begonnen die Aufgabe abzuarbeiten. Der Auftraggeber sieht, dass die Aufgabe bearbeitet wird - es gibt keine Rückfragen.
Aufgabe erledigt
Der Zuständige hat die Aufgabe erledigt. Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen nicht mehr sichtbar. Der Auftraggeber kann das Ergebnis prüfen.
bitte prüfen
Der Zuständige hat die Aufgabe erledigt. Er möchte eine Rückmeldung, ob die Erledigung so ok ist. Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen noch immer sichtbar. Der Auftraggeber kann das Ergebnis prüfen.
Prüfung begonnen
Der Auftraggeber hat die Prüfung begonnen.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen noch sichtbar. Der Auftraggeber prüft Ergebnis.
Prüfung erledigt
Der Auftraggeber hat die Prüfung erledigt.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen nicht mehr sichtbar. Der Auftraggeber kann die Aufgabe noch sichten.
bitte Stellung nehmen
Der Auftraggeber hat geprüft und braucht eine Stellungnahme des Zuständigen. Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen sichtbar.
Stellungnahme
Der Zuständige gibt eine Stellungnahme ab. Der Auftraggeber kann die Stellungnahme des Zuständigen sichten.
geschlossen
Aufgabe ist abgeschlossen. Der Auftraggeber kann geschlossene Aufgaben in seiner Übersicht noch sichten.
 
Priorität - Wählen Sie die Priorität, um die Wichtigkeit der Aufgabe dann in der Aufgabenübersicht angezeigt zu erhalten: sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig, unwichtig
Beschreibung - Legen Sie eine eindeutige Beschreibung fest, um Rückfrage zu vermeiden und beste Ergebnisse beim Bearbeiten der Aufgabe zu erhalten.
Texteditor - Der Texteditor steht Ihnen mit allen Funktionen zur Verfügung.
Start- Mit dem Start der Bearbeitung legen Sie fest, an welchem Tag die Erledigung der Aufgabe zu beginnen sein soll.
Ende - Mit dem Ende der Bearbeitung legen Sie fest, bis zu welchem Tag die Aufgabe erledigt sein soll. Ab diesem Tag ist die Aufgabe in Verzug, wenn Sie nicht erledigt wurde.
Übersicht
Die Übersicht der Aufgaben listet eigene, delegierte und erhaltene Aufgaben des angemeldeten Anwenders. Die Aufgaben können individuell, als Projektaufgabe oder Wiedervorlage aus Emails, Korrespondenz oder Terminen erstellt worden sein. Sie können in der Übersicht der Aufgaben nach einzelnen Aufgaben sortieren und filtern.
 
Aufgaben filtern
In der Übersicht der Aufgaben können Sie nach unterschiedlichen Kriterien filtern.Es werden nur die Aufgaben angezeigt, die die gewählten Kriterien erfüllen.
 
Filtertypen - Sie können folgende Filtertypen nutzen:
alle: komplette Aufgabenliste
delegiert: Aufgaben, die Sie an andere Anwender weitergereicht haben
eigene: Aufgaben, die Sie sich selbst gestellt haben
erhalten: Aufgaben, die Ihnen von anderen Anwendern zugewiesen wurden
in Verzug: Aufgaben, deren Bearbeitung bereits überfällig ist
 
MatchCodetypen - Sie können wählen:
Kurzbezeichnung n- wird in der Übersicht angezeigt
Status - offen, bitte abarbeiten, Aufgabe begonnen, Aufgabe erledigt, bitte prüfen, Prüfung begonnen, Prüfung erledigt, bitte Stellung nehmen, Stellungnahme, geschlossen
Priorität - sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig, unwichtig
Typ - individuell, Projektaufgabe, Wiedervorlage Korrespondenz, Wiedervorlage Email, Wiedervorlage Termin
fertig am - Datum, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss
fertig bis - Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss
 
Wählen Sie z.B. als Matchcodetyp Status, wird automatisch offen angezeigt. Sie können über die Listbox den gewünschten Status auswählen. Mit F4 suchen Sie Ihre offenen Aufgaben.
 
Aufgaben sortieren
In der Übersicht der Aufgaben können Sie die Aufgaben sortieren lassen. Die gewählte Sortierung wird durch den grünen Pfeil angezeigt. Nach folgenden Kriterien durch Klick auf die Spalte können Sie sortieren:
Feld
Beschreibung
Prio
Hier wird die Priorität als Symbol angezeigt.
rot= sehr dringend
gelb= mittel
grün= weniger wichtig
lila= unwichtig (nice to have)
Über die Priorität wird mitgeteilt, wie wichtig dem Auftraggeber die Erledigung ist. Sehr dringende Aufgaben sollten also zuerst bearbeitet werden. Beim Abarbeiten einzelner Aufgaben ist die Priorität für die Reihenfolge der Bearbeitung nützlich.
Typ
Hier wird der Aufgabentyp, ob es sich um eine eigene Aufgabe oder weitergereichte / delegierte oder erhaltene / zugewiesende Aufgabe handelt, angezeigt.
Status
Hier wird der Status / Bearbeitungsstand der Aufgabe angezeigt. Über den Status ist ersichtlich, auf welchem Stand die Bearbeitung und die Zusammenarbeit besteht. Der Status ist mit der Bearbeitung zu ändern.
fertig bis
Hier wird das gesetzte Datum der Fertigstellung, die Bearbeitungsfrist oder Fälligkeit angezeigt.
Rest
Hier wird die restliche Zeit für die Erledigung der Aufgabe also die Zeitspanne bis zur Fälligkeit, angezeigt.
Einheit
Hier wird Einheitengröße der Angaben, z.B. in Stunden, Tage, angezeigt.
ok
Hier wird angezeigt, wieviel Prozent der Aufgabe bereits erledigt sind.
Kurzbezeichnung
Hier wird die Kurzbezeichnung angezeigt. Über die Kurzbezeichnung sollte möglichst eindeutig die Aufgabe zu erkennen sein.
Zuständig
Hier wird der Zuständige für diese Aufgabe, der diese Aufgabe zu erledigen hat, angezeigt. Entweder der eigene Name, bei eigenen Aufgaben oder der Name des Zuständigen, der bei delegierten Aufgaben eingesetzt wurde.
Aufgabe delegieren
Delegierte Aufgaben entlasten nur, wenn sichergestellt ist, dass die Erledigung kontrollierbar bleibt. Derjenige der die Aufgabe einstellt ist der Besitzer oder Auftraggeber. Derjenige dem die Aufgabe zugewiesen wird ist der Zuständige.
 
Delegieren Sie Aufgaben, erhält der Kollege die Aufgabe zugewiesen, er kann über den Status dem Auftraggeber melden, dass er sich um das Thema annimmt und auf welchem Bearbeitungsstand die Aufgabe aktuell steht, bis zur Fertigstellung. Ist die Aufgabe fällig oder erledigt, wird derjenige, der die Aufgabe delegiert hat, informiert und kann das Ergebnis kontrollieren.
 
Delegierte Aufgaben sollten Sie erst wieder bei der Fälligkeit in Ihrem Sichtfeld haben, damit die Entlastung gegeben ist.
 
Angelegte delegierte Aufgaben werden beim Zuständigen, demjenigen der die Aufgabe erledigen soll und beim Besitzer oder Auftraggeber der Aufgabe unterschiedlich in der Aufgabenliste dargestellt. Übersicht über die Sichtbarkeit delegierter Aufgaben bei unterschiedlichem Status
Status
Erläuterung
Ansicht Auftraggeber
Ansicht Zuständiger
offen
Aufgabe ist angelegt, aber noch nicht bearbeitet.
 
Der Auftraggeber hat die Aufgabe noch niemanden zugewiesen oder wird sie selbst erledigen.
X
-
bitte abarbeiten
Aufgabe ist angelegt, der Zuständige soll diese Aufgabe bearbeiten.
Der Zuständige sieht diese Aufgabe in seiner Übersicht.
X
X
Aufgabe begonnen
Der Zuständige hat begonnen die Aufgabe abzuarbeiten.
Der Auftraggeber sieht, dass die Aufgabe bearbeitet wird - es gibt keine Rückfragen.
X
X
Aufgabe erledigt
Der Zuständige hat die Aufgabe erledigt.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen nicht mehr sichtbar. Der Auftraggeber kann das Ergebnis prüfen.
X
-
bitte prüfen
Der Zuständige hat die Aufgabe erledigt. Er möchte eine Rückmeldung, ob die Erledigung so ok ist.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen noch immer sichtbar. Der Auftraggeber kann das Ergebnis prüfen.
X
X
Prüfung begonnen
Der Auftraggeber hat die Prüfung begonnen.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen noch sichtbar. Der Auftraggeber prüft Ergebnis.
X
X
Prüfung erledigt
Der Auftraggeber hat die Prüfung erledigt.
Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen nicht mehr sichtbar. Der Auftraggeber kann die Aufgabe noch sichten.
X
-
bitte Stellung nehmen
Der Auftraggeber hat geprüft und braucht eine Stellungnahme des Zuständigen. Die Aufgabe ist in der Aufgabenliste des Zuständigen sichtbar.
X
X
Stellungnahme
Der Zuständige gibt eine Stellungnahme ab. Der Auftraggeber kann die Stellungnahme des Zuständigen sichten.
X
X
geschlossen
Aufgabe ist abgeschlossen. Der Auftraggeber kann geschlossene Aufgaben in seiner Übersicht noch sichten.
X
-
Zeiterfassung
Wenn Sie das FABIS Projektmodul einsetzen, können Sie bei den einzelnen Aufgaben die Zeiterfassung nutzen. Rufen Sie dazu die Aufgabenverwaltung auf und hinterlegen Sie die Aufgabe bei der Sie die Bearbeitungszeit erfassen möchten mit dem Leuchtbalken.Öffnen Sie mit Klicken der rechten Maustaste das Kontextmenü.
 
Wählen Sie den Punkt Zeiterfassung an.
Es erscheint die Übersicht über die bereits erfassten Zeiten bei dieser Aufgabe.