Anbindung des Sharepoint-Servers an Provisionsabrechnung

SharePoint-Server an FABIS-Vertriebsserie angebunden
SharePoint-Server an FABIS-Vertriebsserie angebunden

SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die unter anderem Content- und Dokumentenmanagement Funktionen beinhaltet. Der SharePoint-Server kann unter anderem dazu verwendet werden, Vertriebspartnern Dokumente und Informationen in einem geschützten Bereich zur Verfügung zu stellen.

Um den Versand von Abrechnungen und Provisoinsnoten an Vertriebspartner zu automatisieren, wurde in der FABIS-Vertriebsserie die Anbindung an SharePoint realisiert. Dadurch sparen Sie den manuellen Upload der Dokumente der Abrechnung. Es können mehrere tausend Dateien auf einmal hochgeladen werden.

Die Anbindung des Sharepoint-Servers an das FABIS Provisionssystem beinhaltet folgende Funktionen:

  • Automatischer Upload der Abrechnungsdokumente, wie z.B. Abrechnungsdeckblätter, Provisionsnoten, Einzelauflistungen von Provisionsbuchungen, Vertragsinformationen
  • Zeitgesteuerter automatischer Upload: Pro Vertriebspartner sind unterschiedliche Ablageorte möglich, die auch auf Basis von z.B. Vertriebspartnernummer oder Abrechnungszeitpunkt erzeugt werden können
  • Nicht existierende Verzeichnisse auf dem SharePoint-Server werden automatisch angelegt

Einsatzgebiet der Sharepoint Anbindung des FABIS Provisionssystems:
Die Ablage der Dokumente der Provisionsabrechnung stellt ein Einsatzgebiet mit hohem Nutzen für den Anwender dar. Wenn bei der Ablage eines Dokuments oder einer Provisionsnote auf dem SharePoint-Server ein Verzeichnis nicht existiert, wird es von FABIS automatisch angelegt. Der Administrator braucht auf dem SharePoint-Server lediglich die Zugriffsrechte für den Vertriebspartner und den Innendienst einzurichten. So können die Dokumente z.B. jahres- und monatsweise in Unterordner sortiert werden. Der Aufwand ist gering und der Vertriebspartner behält mit Leichtigkeit den Überblick.

Auf Wunsch wird parallel dazu eine E-Mail an jeden Vertriebspartner verschickt, um ihn über neue Dokumente zu informieren. So kann Ihr Unternehmen den kompletten Versand der Abrechnung per Post oder Email einsparen. Der Prozess kann selbstverständlich sowohl manuell als auch zeitgesteuert ausgelöst werden. Dadurch verschlanken Sie den Arbeitsablauf erheblich, entlasten Ihren Innendienst und schaffen Zeit für neue Aufgaben.

Ihre Vertriebspartner können sich Ihre Abrechnung nach Belieben selbst ansehen. Sie bestimmen selbst, welche Sicherheitskriterien eingehalten werden müssen, z.B. Zugriff über VPN oder Intranet.

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Handout

Veröffentlicht von

Bertram Strätz

Von der HMI über einen eigenen Strukturvertrieb in die Programmierung von Vertriebslösungen.